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为什么你的下属总是拖拖拉拉?

2011-9-21

    你明明已经说过很多次,告诉员工该如何好好管理自己的时间,却还是没有什么效果,拖延的情况不见任何的改善。原因到底出在哪里管理最常犯的错误,便是错把表面的行为举止视为问题的所在。事实上,外在的行为反映的是内心深层的焦虑或是恐惧,如果没有深入了解员工的内心,解决心理层面的问题,只是不断的去纠正他们的行为,反而会适得其反,让问题更为严重。

   其实,员工永远无法准时完成工作的问题,可能不在于不懂得如何管理时间,而是心理面的因素。加州大学安德森(Anderson)商学院教授史蒂芬·博格莱斯(Steven Berglas)在最新一期的《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)中指出,要解决时间控制总是出状况的员工的问题,不是告诉他们如何有效率的运用时间,而是要了解他们内心的焦虑或是恐惧,设法帮助他们化解这些负面的感受,才能真正的达到效果。

  博格莱斯将工作时间造成自己与团队干扰的人分为4大类,并且剖析他们内心的问题、进一步提出应对的建议。

  1.先发制人(preem ptive)。这类型的员工非常有纪律,对时间斤斤计较。总是要求自己一定要在规定的期限之前完成工作,而且是大幅的提前完成,这样可以让他们觉得所有的事情都在自己的掌控当中。

  他们不喜欢混乱、不确定、或是自己无法掌控的事情,但也因此缺乏弹性,更不喜欢团队合作的方式,因为这样有太多不确定的因素,会让他们很没有安全感。他们的眼里永远只有自己,往往不顾其它人的感受或是团队的需求。而且,提早完成工作的行为,也会引来同事的不满,认为这是他们用来邀功、拍马屁的计谋。

  面对这类型的员工,最好的方式就是让他们直接面对内心对于混乱或不确定的恐惧。你可以让他担任某个项目或是工作小组的领导人,学习如何为别人承担责任、顾虑到他人的需求,如何接受不在预期范围内、来自其它人的要求,让他们变得更有弹性。

  2.讨好别人(people pleaser)。这些人对于他人的要求常常是来者不拒,因此严重耽误了自己的工作进度。这类型的员工缺乏自信,希望能够做得更多,赢得别人的肯定、受到喜爱。然而,虽然表面上答应别人的要求,长期下来心里却累积了许多的不满。最常见的情况就是进行跨部门的项目时,这类型的员工常常不懂得拒绝来自其它部门的要求,做了太多不是自己份内的工作。

  对于主管来说,必须时常注意这些人的工作情形。一旦发现上述的情形,一方面主动找其他们部门的主管厘清彼此的工作职责;一方面让部属知道这样做是不必要的,他们有权可以拒绝这些不合理的要求,但不需要指责部属。另一方面,你也应该多多给予鼓励或是赞美,增加他们的自信心,这样他们也不需要藉由做得更多,来得到他人的肯定。

  3.完美主义(perfectionist)。这些人为了达成心目中完美的标准,总是一再的拖延时间,永远也无法确切回答完成的时间。而且为了追求完美,他们无视于一切的规则或是规矩。完美主义的人认为,必须有非常突出的表现才能成功或是被组织所接受。他们非常害怕被批评,因为他们认为这是对他们个人的否定。所以一定要做到最好,才肯出手。

  你可以鼓励他们在完成工作之前,尽量找其它的同事讨论,或是随时随地做进度报告,请主管或是其它人给予一些改进的建议。这样做有两个目的:一方面透过频繁的讨论,让他们学会接受别人的意见,避免产生采取抗拒的心理。另一方面,也可以让他及早做出调整,以免等到最后完成时,结果发现不符合你所要求的,反而挫折感更大。

  4.惯性拖延(procrastinator)。这是最常见的时间运用不当的类型。这些人总是习惯拖到最后一刻,才熬夜加班赶进度。惯性拖延的人与完美主义者有一个共同点,对于自己拖延的行为一点也不觉得有错,他们可是有理由的,只是理由各有不同。完美主义者是为了让工作做到最好,达到自己心目中的完美标准。但是惯性拖延的人是因为害怕自己无法达到所要求的标准,害怕因此受到责骂,所以一拖再拖。

  面对惯性拖延的人,最好的方式就是消除他们担心做不好的恐惧。主管应事先沟通准时完成工作的重要性,并提醒他们哪些地方因为时间的关系而无法做到最好,可以事后再调整,这样的做法可以减轻他们的心理负担。时间运用不当,其实只是表面的征状,而非真正的问题所在。事实上,在面对员工的任何问题时,都不应只看外在的行为,而是深入了解心理层面的因素,才能对症下药,解决问题。

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